Van afspraken over jouw stage tot stage-overeenkomst

Afspraken over jouw stage en indiensttreding

Je maakt met de coördinator Praktijkleren (CPL) afspraken over jouw stage. De CPL verzorgt samen met jou de verdere indiensttreding en zorgt er samen met jou voor dat alle benodigde informatie en documenten worden ingevuld en begeleidt het proces daarna. De leidinggevende van jouw stageplek kan hier overigens ook een rol in toebedeeld krijgen. De CPL organiseert ook kennismakingsgesprekken of informatiebijeenkomsten.

Stage-overeenkomst

Je stageovereenkomst wordt door ons opgemaakt zodra de indiensttredingsmutatie door de afdeling Personeels- en Salarisadministratie is ontvangen en verwerkt.

Hoe je je stage-overeenkomst ondertekend is afhankelijk van de omvang van jouw stageperiode.

Omvat jouw stageperiode meer dan 150 uur? Dan ontvang en onderteken je je stageovereenkomst digitaal. Zodra jouw stageovereenkomst is opgemaakt en door ’s Heeren Loo ondertekend, ontvang je hierover een mail op jouw privé e-mailadres met een uitleg over hoe je het document digitaal ondertekend. Je stageovereenkomst wordt daarna automatisch opgeslagen in jouw personeelsdossier.
Omvat jouw stageperiode minder dan 150 uur? Dan heb je geen toegang tot applicaties en ontvang je je stageovereenkomst in tweevoud per post op je privé-adres. Je ondertekend beide exemplaren en stuurt er één aan ons terug met de antwoordenveloppe die we hebben meegestuurd. De afdeling Personeels- en Salarisadministratie zorgt er dan voor dat je stageovereenkomst wordt opgeslagen in jouw personeelsdossier.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Bij ‘s Heeren Loo werk je, direct of indirect, met kwetsbare personen. Omdat wij onze cliënten zo goed mogelijk willen beschermen vragen we aan iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Een VOG is een verklaring van goed gedrag.

Ook als stagiair heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig. Je tekent hiervoor in je stageovereenkomst. Een VOG is een verklaring van goed gedrag. Je moet de VOG binnen één maand na aanvang van je stageovereenkomst laten zien aan je leidinggevende. De kosten voor het aanvragen van de VOG krijg je vergoed.

VOG aanvragen

De VOG-aanvraag wordt vervolgens altijd opgestart door ’s Heeren Loo als werkgever.
Je Coördinator Praktijkleren (CPL) informeert je hoe je het aanvragen van de VOG in gang moet zetten.
De VOG wordt opgestart door onze afdeling Personeels- en Salarisadministratie. Zodra dat is gedaan ontvang je van deze afdeling een mail ter informatie. Daarna ontvang je automatisch een mail van Dienst Justis waarin je de link vindt waarmee je de aanvraag verder afrondt.
Het is belangrijk dat je eerst deze informatie leest voordat je jouw VOG-aanvraag digitaal kunt voltooien. Hierin lees je wat je nodig hebt om de VOG-aanvraag te kunnen voltooien, betalen en digitaal ontvangen in jouw Berichtenbox in MijnOverheid.nl.
Je ontvangt op het door jou opgegeven e-mailadres een mail van de Dienst Justis (onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie) met een verzoek tot elektronische aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag. Met de link in deze mail kun je de aanvraag verder afronden en betalen. Hier lees je meer over de VOG op de website van Dienst Justis.
Heb je geen mail van de Dienst Justis ontvangen? Neem dan direct telefonisch contact met onze Servicedesk Personeel & Salaris (088 – 037 0000 optie 3).

Heb je jouw VOG-aanvraag afgerond en jouw VOG ontvangen?

Na het afronden en betalen van de aanvraag VOG ontvang je van Dienst Justis een e-mail ter bevestiging dat je de VOG hebt aangevraagd. Deze laat je zien aan of neem je mee naar het gesprek met de coördinator Praktijkleren.
Heb je je digitale VOG ontvangen van Dienst Justis in jouw Berichtenbox in MijnOverheid.nl? Laat de originele VOG dan binnen een maand na aanvang van je stageovereenkomst aan je leidinggevende zien. Gebeurt dit niet of later? Dan is dit reden om de stageovereenkomst te beëindigen.

Declareren van de kosten
De kosten van de VOG worden vergoed conform de CAO Gehandicaptenzorg artikel 9:11.

Heb je toegang tot MyApps?

Dan declareer je de kosten in Mijn Youforce.
Hiervoor gebruik je declaratie 14 VOG, BIG, SKJ, Beroepsvereniging.
Als bijlagen sluit je de ingescande VOG en het betalingsbewijs bij.

Heb je geen toegang tot MyApps?

Dan maak je gebruik van het declaratieformulier in ons e-mailbericht dat je ontvangt zodra we jouw VOG hebben opgestart bij Dienst Justis. Hierin staat uitgelegd wat je moet doen om de kosten vergoed te krijgen.

Alles over je arbeidsvoorwaarden

CAO Gehandicaptenzorg

De arbeidsvoorwaarden die voor jou als stagiair gelden, komen voort uit verschillende bronnen. Het gaat hierbij om arbeidsvoorwaarden in de stageovereenkomst. Maar ook om wettelijke bepalingen en arbeidsvoorwaarden in de Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) Gehandicaptenzorg. De CAO legt bijvoorbeeld vast wat goed werkgever- en werknemerschap is. En welke regels gelden voor functiewaardering, salariëring, vakantie en verlof?

Wat is een CAO?
Een CAO is een verzameling afspraken tussen vertegenwoordigers van werkgevers (VGN) en medewerkers (vakbonden) in een bepaalde bedrijfstak. De CAO Gehandicaptenzorg is een integraal onderdeel van je arbeidsovereenkomst en regelt een aantal belangrijke onderwerpen zoals:

Aangaan en beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
Functiewaardering en salariëring.
Arbeidsduur en werktijden.
Vakantie en verlof.

's Heeren Loo is lid van de werkgeversorganisatie Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN). Daarom gelden de afspraken in de CAO Gehandicaptenzorg voor alle medewerkers van 's Heeren Loo: zowel vaste medewerkers, tijdelijke medewerkers, oproepkrachten als leerlingen. De CAO Gehandicaptenzorg geldt niet voor vakantiekrachten en medewerkers die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt. En slechts deels voor stagiairs.

Looptijd CAO
In artikel 17:3 van de CAO (Looptijd en opzegging) staat de looptijd vermeld waarin de CAO wordt aangegaan. Partijen kunnen overeenkomen de CAO tijdens de looptijd te wijzigen. Indien geen van de partijen uiterlijk één maand voor de datum waarop de CAO eindigt de CAO schriftelijk opzegt, wordt de duur telkens met een jaar verlengd.

Stagevergoeding

Volgens de CAO Gehandicaptenzorg (artikel 5.7) heeft een stagiair recht op een stagevergoeding als hij voldoet aan de volgende voorwaarden:

De stage wordt in het opleidingsprotocol als een verplichte stage aangemerkt.

De stage duurt langer dan een maand.
De stage heeft een minimale omvang van 150 uur.

De hoogte van de stagevergoeding is vastgesteld voor een stage van gemiddeld 36 uur per week.
Voor stages van minder dan 36 uur per week ontvangt de stagiair een vergoeding in verhouding tot het aantal uren.
Tijdens schoolvakanties wordt de stagevergoeding niet doorbetaald.
De stagevergoeding is inclusief onkostenvergoeding. Denk hierbij aan vergoeding reiskosten woon-werkverkeer en telefoonkosten. Deze kunnen niet apart worden gedeclareerd.

Wat regel je zelf of wordt voor je geregeld?

ICT-middelen en applicaties op jouw werkplek

Zodra jouw indiensttredingsmutatie is verwerkt wordt automatisch een 's Heeren Loo account voor je aangemaakt en heb je toegang tot een aantal basis applicaties. Je krijgt een eigen 's Heeren Loo e-mailadres. Via MyApps heb je standaard toegang tot applicaties als Mijn Youforce, SDB Planning, Mijn Leeromgeving en Office 365. Je kunt gebruik maken van MyApps en de applicaties zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo. Maar dit is wel afhankelijk van de omvang van je stageperiode. Deze moet 150 uur of meer omvatten. Vraag er eventueel naar bij je leidinggevende.

Toegang tot andere applicaties die je nodig hebt voor jouw stageperiode worden aangevraagd door jouw leidinggevende. Mis je toegang tot programma's die wel nodig zijn voor je stage? Overleg dan met je leidinggevende of deze zijn aangevraagd en vraag naar het aanvraagnummer. De Servicedesk ICT kan je vervolgens informeren over de status van de aanvraag (088 037 00 00, keuze 1 of automatisering@sheerenloo.nl.

Je ontvangt automatisch op jouw privé e-mailadres de inloggegevens voor jouw 's Heeren Loo Account.

In SDB Planning kun je jouw beschikbaarheid opgeven en aanpassen, geplande diensten inzien en wijzigen, urenmanagement inzien en verlof aanvragen. Vanaf dat moment kun je inloggen, ook vanuit huis. Het kan zijn dat het e-mailbericht in de spam map van jouw privé e-mailadres terecht komt. Voeg ’s Heeren Loo daarom toe aan jouw adresboek en lijst met veilige afzenders.

Je kunt gebruik maken van MyApps zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Mijn Leeromgeving (MLO)

Om kwalitatief goede zorg te kunnen leveren aan onze cliënten, is het belangrijk dat jij als stagiair je maximaal ontwikkelt. Om je hierbij zo goed mogelijk te ondersteunen krijg je in toegang tot Mijn Leeromgeving. Je hebt dan zelf de regie over jouw leer- en ontwikkelpad.

In Mijn Leeromgeving kun jij jezelf aanmelden voor een leeractiviteit en tref je lesmateriaal aan. Werk je in de zorg? Dan geeft Mijn Leeromgeving jou en je leidinggevende een betrouwbaar inzicht in jouw benodigde en behaalde kwalificaties en wanneer certificaten verlopen. Met elkaar waarborgen we zo de kwaliteit van onze zorg.

Inloggen in Mijn Leeromgeving
Vanaf het moment dat je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo kun je via MyApps inloggen in MLO. Heb je een vraag over Mijn Leeromgeving dan kun je contact opnemen met: de Servicedesk Academie: 088 – 037 00 40 (optie 6).

In Mijn Leeromgeving vind je ook een groot aanbod van online trainingen van GoodHabitz. Met onderwerpen variërend van Lekker in je vel, Persoonlijke Effectiviteit, Office tot aan Klantgerichtheid of Positieve psychologie, is GoodHabitz onmisbaar voor je persoonlijke ontwikkeling. Het trainingsaanbod wordt maandelijks uitgebreid met één of twee nieuwe titels, waardoor het fris en vernieuwend blijft en jij jezelf permanent kunt blijven ontwikkelen. De trainingen zijn kort, to-the-point en praktijkgericht en sluiten daarom goed aan bij je dagelijkse leven en de dagelijkse praktijk binnen 's Heeren Loo.

Meer informatie over Mijn Leeromgeving vind je op Mijn sHL Intranet.

Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo. Vraag ernaar bij je leidinggevende.

Hoe gaat 's Heeren Loo om met .....

Strategie en Koers

Elk bedrijf heeft een strategie. Strategie is eigenlijk een ander woord voor beleid voor de lange termijn. De strategie geeft antwoord op de vraag “Hoe gaan wij op de lange termijn onze beloftes waarmaken en onze doelen realiseren?” Bij 's Heeren Loo noemen we onze strategie de Koers. Hieronder geven we kort weer welke koers we varen.

Dit is onze koers
De samenwerking in de driehoek cliënt - verwant – zorgprofessional is de basis van onze koers: het is het kloppende hart van onze organisatie. Vanuit dit ankerpunt bouwen we onze zorg en ondersteuning op. Iedereen binnen ’s Heeren Loo draagt hier op zijn of haar eigen manier een steentje aan bij. De koers is belangrijk voor iedereen binnen ’s Heeren Loo. Het is een verhaal waarvan we samen, door alle lagen van de organisatie heen hebben gezegd: zo willen ze zijn, zo willen we ondersteuning bieden en zo willen we met elkaar samenwerken en van elkaar leren.

In de koers doen wij drie beloftes:

Goed leven voor cliënten waarin zij hun dromen waar kunnen maken.
Mooi werk voor professionals waarin zij met passie hun werk uitvoeren en hun doelen halen.
Duurzaam gezonde organisatie om de continuïteit van onze maatschappelijke rol te bewaken.

In ons koersboekje staan onze vertrekpunten en visies beschreven en ook hoe we onze beloftes waarmaken.

Meer informatie over onze strategie, koers en inrichtingskader lees je op Mijn.sHL.Intranet. Vraag ernaar bij je leidinggevende.
Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Rooster en diensten inplannen

Als stagiair werk je altijd boventallig op de locatie. Samen met je werkbegeleider plan je jouw diensten in. Is de omvang van je stageperiode 150 uur of meer*, dan krijg je via MyApps in principe standaard toegang tot het netwerk van 's Heeren Loo en applicaties. In dat geval regel je samen met je werkbegeleider het inplannen van jouw diensten in de applicatie SDB Planning. Daarmee kun je op je telefoon, je tablet of je computer thuis je dienstenrooster bekijken.

Per week werk je het aantal uur die de opleiding heeft vastgesteld. Afhankelijk van de locatie waar je stageloopt werk je mee tijdens de verschillende diensten. Dit kan dus zowel een dagdienst als een avonddienst zijn. Op sommige locaties werk je ook af en toe een weekenddienst zodat je weet wat dit inhoudt.

*zie ook de informatie onder ICT-middelen en applicaties op jouw werkplek

Privacy

’s Heeren Loo zet zich in om de persoonlijke levenssfeer en privacy van onze cliënten, medewerkers en andere bij de zorg betrokken mensen te beschermen.

Met privacy wordt bedoeld: het beschermen van de informatie over een persoon. Dit wordt ook wel iemands persoonlijke levenssfeer genoemd. Privacy ziet toe op de bescherming van de persoon en zijn persoonsgegevens. De bescherming van privacy is geregeld in de wet zoals de AVG en Wgbo.

Privacy volgens de AVG
AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. In de AVG staat hoe ‘s Heeren Loo met persoonsgegevens moet omgaan. Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een persoon, bijvoorbeeld naam, adres, leeftijd, emailadres en foto’s. Maar ook een geluidsopname van een stem is een persoonsgegeven.

Sommige persoonsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid, beperkingen en seksuele voorkeur. Alle gegevens die in het ECD (cliëntdossier) staan over een cliënt zijn bijzondere persoonsgegevens.

Met bijzondere persoonsgegevens moet ‘s Heeren Loo extra zorgvuldig omgaan. In de praatplaat over het gebruiken en verstrekken van cliëntgegevens kun je meer lezen over hoe ‘s Heeren Loo omgaat met persoonsgegevens.

Privacy in de zorg
Wgbo staat voor Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst. In de Wgbo staan de rechten en plichten van de cliënt en zorgverlener in de zorgrelatie. De Wgbo is altijd van toepassing op de zorg en/of ondersteuning die ‘s Heeren Loo aan cliënten geeft. De Wgbo is soms strenger dan de AVG bij de bescherming van cliëntgegevens. Als het gaat om gegevens van een cliënt moet ‘s Heeren Loo dus altijd kijken naar de regels in de Wgbo.

In de Wgbo staat dat iedere zorgverlener een beroepsgeheim heeft. Het uitgangspunt daarbij is dat je zonder toestemming van de cliënt niets over die cliënt mag delen met anderen. Bijvoorbeeld met de politie, gemeente of andere personen die niet direct bij de zorgverlening betrokken zijn. Kijk voor de uitzonderingen en meer informatie over het beroepsgeheim op het zorgplein en de praatplaat over het delen van cliëntgegevens.

Meer informatie, factsheets en praatplaten vind je in de Kennisbank AVG, Privacy en Informatiebeveiliging.
Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Duurzaam en Activiteit Gerelateerd Werken (DAGW)

Binnen ’s Heeren Loo werken we volgens het werkconcept DAGW: Duurzaam en Activiteit Gerelateerd Werken. Bij deze nieuwe manier van werken stellen we twee vragen centraal:

1. Op welke plek kun jij met je team het beste de (team)werkzaamheden of activiteiten uitvoeren?
2. Hoe draag jij met je team bij aan duurzaamheid?

Op basis van deze twee vragen maak je binnen je team afspraken over hoe jullie invulling geven aan DAGW. Voor ieder team is dit weer anders, maar of je nu in de zorg werkt of op kantoor, iedereen maakt hierover met elkaar afspraken. Dit betekent ook dat je als medewerker niet langer een vaste werkplek hebt. In plaats daarvan zoek je een werkplek die aansluit bij de werkzaamheden die je op dat moment wil uitvoeren.

Wil je meer weten over DAGW, jouw werkplek en wil je antwoord op de veel gestelde vragen over DAGW? Kijk dan dit filmpje.

Meer informatie over DAGW vind je op Mijn.sHL.Intranet.
Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Gedragscode

De gedragscode geeft duidelijkheid over hoe we met elkaar omgaan en wat wel of niet kan. Zo weet je altijd wat je van elkaar en van je leidinggevende kan verwachten.

De gedragscode geldt voor alle medewerkers, vrijwilligers, stagiairs, personeel-niet-in-loondienst (PNIL) en voor uitzendkrachten. Van aannemers, dienstverleners en adviseurs, die 's Heeren Loo vertegenwoordigen of voor of namens 's Heeren Loo werken, wordt verwacht dat zij in overeenstemming met de gedragscode handelen wanneer zij namens 's Heeren Loo optreden.

Het is belangrijk dat iedereen de code kent en zich eraan houdt. Dat maakt het gemakkelijk om met elkaar afspraken te maken en op één lijn te zitten. De afspraken in de gedragscode heb je nodig als je elkaar wilt aanspreken op gedrag en houding of als je jezelf afvraagt of je wel juist handelt. Ze bieden ons houvast bij het nemen van beslissingen in de dagelijkse praktijk.

De gedragscode is een onderdeel van je stageovereenkomst en ontvang je tegelijkertijd.

Meer informatie over de gedragscode vind je op Mijn.sHL.Intranet.
Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Informatiebeveiliging en datalekken

We hebben allemaal met informatiebeveiliging te maken. Bijvoorbeeld omdat je op je werkplek inlogt met een wachtwoord. Bij ’s Heeren Loo kennen we allerlei maatregelen om veilig met informatie om te gaan. Zo zorgen we technisch én organisatorisch dat (gevoelige) informatie niet op straat komt te liggen. In dit document lees je waar het in de basis om gaat.

Een datalek is het onbedoeld vrijkomen (lekken) van gegevens over personen, onrechtmatige verwerking van gegevens door ‘s Heeren Loo of het onbedoeld vernietigen van persoonsgegevens. Voorbeelden zijn een agenda of USB-stick die is kwijtgeraakt, een gestolen laptop, een inbraak in een databestand door een hacker of een mail met persoonsgegevens naar een verkeerde geadresseerde. Maar ook toegang tot cliëntdossiers door onbevoegden is een datalek. Het maakt niet uit of de informatie digitaal is of op papier! In dit document lees je meer over deze procedure.

Meer informatie over deze onderwerpen lees je in de Kennisbank AVG, Privacy en Informatiebeveiliging.
Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Handig om te weten

Verbeter je digitale vaardigheden

Wil je weten hoe goed jouw digitale vaardigheden al zijn? Dan vind je op onze kennissite Digivaardig in de zorg onder andere een zelftest waarmee je nog digitaal vaardiger kunt worden. Denk aan basisvaardigheden die iedereen nodig heeft om te kunnen werken, informatiebeveiliging & privacy, apps en instellingen voor het handig en snel leren werken met je (Android of iOS) telefoon of tablet. Maar ook over het werken met het Office- en 365-pakket, social media, zorgdomotica en applicaties waarmee je werkt.

Of je nu direct of indirect met onze cliënten werkt: hoe digitaal vaardiger jij bent, hoe meer tijd er over blijft voor de directe zorg en hoe prettiger jij kunt werken.

Benieuwd naar wat het werken aan jouw digitale vaardigheden oplevert? Bekijk dan dit filmpje.

Leuke tip: de Personeelsvoordeelwinkel

Heb je al gehoord van de PersoneelsvoordeelwInkel?Een site én een app met allerlei leuke aanbiedingen voor jou en je collega's!

Hoe je de 1e keer inlogt op de website van de Personeelsvoordeelwinkel lees je hier zodra je kunt inloggen op het netwerk van 's Heeren Loo.

Meld je na het inloggen vervolgens aan met je e-mailadres en mis vanaf dat moment geen enkele aanbieding.
Ben je eenmaal aangemeld met je e-mailadres, dan hoef je daarna niet meer apart in te loggen en kom je via de mail met aanbiedingen die je van de Personeelswinkel ontvangt direct uit op de 's Heeren Loo-pagina met aanbiedingen.

Meer informatie: Mijn.sHL.Intranet

Op Mijn.sHL.Intranet vind je allerlei informatie onder deze tabs:

Actueel met nieuws- en serviceberichten.
Alles over zorg allerlei informatie, protocollen, richtlijnen en werkinstructies met betrekking tot de zorg voor onze cliënten.
Self Service allerlei informatie over zaken die met jouw werk te maken hebben.
Ik als medewerker allerlei informatie die met jou als medewerker te maken hebben.
Organisatie allerlei informatie over onze organisatie.

Je kunt Mijn.sHL.Intranet raadplegen zodra je kunt inloggen op het netwerk van ’s Heeren Loo.

Hulp nodig? Bel de Servicedesk!

Voor vragen of ondersteuning op je werkplek staat het Shared Service Center (SSC) voor je klaar! De afdelingen ICT, Facilitair en Vervoer, Personeelsservices en Financiële Administratie werken op de achtergrond om jou zo goed mogelijk te ondersteunen. Heb je een vraag of kunnen we je helpen? Het SSC staat voor je klaar!

Contact

Servicedesk Personeel, Salaris en Verzuim
088 - 037 00 00 (keuze 3)
psa@sheerenloo.nl

Bereikbaarheid:
maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur