TIPS: waaraan moet je denken tijdens je dienstverband

1. Actueel houden van jouw persoonsgegevens
   
in Mijn HR Online | Self Service (tabblad Gegevens Wijzigen)

Denk bijvoorbeeld aan: 

  • woon-/postadres.
  • privé e-mailadres.
  • privé telefoonnummer 
  • wie te waarschuwen in geval van nood.
  • bankrekeningnummer.
  • burgerlijke staat.
  • wijzigen loonheffingskorting.

2. Akkoord gaan met mutaties 
    in Mijn HR Online | Self Service (Te Doen map)

Als jouw leidinggevende een mutatie in Self Service heeft ingediend met betrekking tot een wijziging in jouw arbeidsvoorwaarden (denk bijvoorbeeld aan een wijziging van jouw arbeidsduur per week, functie of standplaats), dan moet jij eerst akkoord gaan met deze wijziging. Belangrijk is dat je weet dat zonder jouw akkoord de mutatie niet verder kan worden verwerkt.  Dat betekent dat als je meer of minder gaat werken of een andere functie met een ander salaris krijgt, deze wijziging niet kan worden doorgevoerd in ons personeels- en salarissysteem met consequenties voor jouw salaris, Ook kunnen we dan geen bevestiging van deze wijziging(en) aan jou sturen.

Het is daarom handig dat je in Self Service instelt dat je notificaties wilt ontvangen. Hoe je dat doet lees je hier>.


3. Je BIG- of SKJ registratie actueel bijhouden
    in
Mijn HR Online | Self Service (tabblad Declaratie/Voorschot, tegel 14)
Ben je geregistreerd in het BIG- of SKJ register, dan worden de kosten van (her)registratie door 's Heeren Loo vergoed. Wat belangrijk is, is dat je jouw registratiegegevens actueel bijhoudt in onze systemen. Dit doe je door de kosten van jouw (her)registratie zo spoedig mogelijk te declareren in Self Service. Dit kan zodra je jouw bevestiging van registratie hebt ontvangen. 

Aan de hand van jouw BIG of SKJ registratiebewijs, muteren wij deze gegevens in ons personeels- en salarissysteem, zodat jouw leidinggevende ook altijd op de hoogte is van de status van jouw BIG- of SKJ registratie. Ook voor het up-to-date houden van Mijn Leeromgeving (MLO) is declareren/muteren van jouw registratie belangrijk. 


    4. 
    Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) actueel houden
    Je weet al dat je bij indiensttreding, binnen de overeengekomen (proeftijd-)periode, een VOG moet kunnen overleggen. De VOG-aanvraag wordt altijd door 's Heeren Loo opgestart bij Dienst Justis. Van Dienst Justis ontvang je vervolgens een mail met een link waarmee je de aanvraag verder voltooit en betaalt. Je hebt hiervoor je DigiD nodig en voor het betalen van de kosten van € 33,85 iDeal. 

    Zodra je de VOG thuis met de post hebt ontvangen, declareer je de kosten in Mijn HR Online | Self Service (tabblad Declaratie/Voorschot, tegel 14). De kosten worden door 's Heeren Loo vergoed. Jouw leidinggevende dient eerst met jouw ingediende declaratie akkoord te gaan. Hij ziet daardoor dan ook dat jij jouw VOG hebt ontvangen. Pas op het moment dat de afdeling Personeels- en Salarisadministratie jouw declaratie ontvangt en in behandeling kan nemen, heb je voldaan aan je verplichting omtrent het beschikken over een VOG bij indiensttreding.

    Het kan zijn dat je tijdens je dienstverband een nieuwe VOG nodig hebt. Bijvoorbeeld:

    • een herhaalde VOG op verzoek van je leidinggevende. Bijvoorbeeld omdat je huidige VOG is verouderd of omdat je een andere functie gaat uitoefenen waarvoor andere functieaspecten/risicogebieden gelden. 
    • een nieuwe VOG vanwege je registratie in het SKJ (Stichting Kwaliteitsregister Jeugd).
    • een nieuwe VOG omdat de woning waar je werkt valt onder het Sociaal Domein. Je zult dan, conform de eisen van de gemeente met wie 's Heeren Loo een overeenkomst heeft, iedere 3 jaar een nieuwe VOG moeten aanvragen.

    Het aanvragen van een nieuwe VOG doe je via deze link. Ook dan wordt de VOG-aanvraag door 's Heeren Loo opgestart.

    Meer over de VOG en het beleid van 's Heeren Loo lees je hier>.


      5.
      Je rooster actueel bijhouden
          in SDB Planning

      In SDB Planning regel je jouw beschikbaarheid, kun je geplande diensten inzien en wijzigen, urenmanagement inzien en verlof aanvragen. Wijzigt er bijvoorbeeld iets in jouw ingeplande werkuren of werk je die dag op kantoor in plaats vanuit huis, dan is het belangrijk dat je dit zo spoedig mogelijk aanpast in SDB Planning. 

          Vanuit SDB Planning worden namelijk je reiskosten woon/werk- of thuiswerk-vergoeding berekend, je ORT of extra gewerkte uren. Aan het begin van elke maand worden de uren die geregistreerd zijn in SDB Planning van de maand ervoor, definitief verwerkt. Alleen dan kunnen die gegevens worden verwerkt binnen de salarisadministratie. Het is dus van belang dat jouw SDB Planning de juiste gegevens bevat en compleet is. 

          Om je hier bij te helpen is er een jaarplanning gemaakt met daarin de data wanneer in SDB Planning de gegevens maandelijks definitief worden verwerkt. Zo weet jij wanneer jouw wijzigingen uiterlijk in SDB moeten staan. De jaarplanning vind je hier>.

          Meer over SDB Planning en cliëntvolgend roosteren lees je hier>.


          6. Verblijfsdocument uploaden
              in
          Mijn HR Online | Mijn Dossier
          Werk je bij 's Heeren Loo op basis van een verblijfsdocument met de aantekening arbeid vrij toegestaan? Dan hebben wij bij verlenging van jouw verblijfsdocument de wettelijke plicht om dit te controleren en vast te leggen in ons personeels- en salarissysteem. 

          We vragen je daarom om zo spoedig mogelijk, voor het verstrijken van de einddatum van het huidige document, een kopie van jouw nieuwe verblijfsdocument te uploaden in jouw personeelsdossier. Op de kopie moeten jouw persoonsgegevens en de nieuwe einddatum op de voorzijde als de aantekening arbeid vrij toegestaan op de achterzijde goed leesbaar zijn. 


          7.
           Diploma uploaden
              in
          Mijn HR Online | Mijn Dossier of Self Service
          Heb je jouw studie afgerond? Upload dan jouw diploma of certificaat in jouw personeelsdossier. Je kunt jouw diploma/certificaat ook uploaden in Self Service met tegel 12 Studiekostenfaciliteiten (tabblad Studiefaciliteiten). Dan zorgt de Personeels- en Salarisadministratie voor het uploaden in jouw personeelsdossier. De PSA draagt ook zorg voor registratie van jouw diploma in het personeels- en salarissysteem. Ook voor het up-to-date houden van Mijn Leeromgeving (MLO) is het uploaden van jouw diploma belangrijk.

          Contactgegevens

          Servicedesk Personeel en Salaris
          088 - 037 00 00 (keuze 3)
          psa@sheerenloo.nl

          Bereikbaarheid:
          maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur

          Terug naar boven